عقلية أفضل من أجل إنجاز العمل : القاعدة الذهبية للإنتاجية الحقيقية

ابدأ بكتابة الشيء أو العمل الأكثر أهمية بالنسبة لك (أهم شيء) و قم بتقسيمه إلى أعمال مضغوطة و انطلق بالإنجاز و الإنتاجية. فكثير من الناس يخلط -بسهولة-  بين مفهومي " مشغول busy " و " مُنتِج productive ".

فهم يشغلون وقتهم بالعديد من الأشياء وينتهي بهم الأمر إلى عدم فعل أي شيء يجعلهم بالفعل أقرب إلى أهدافهم.

وكلمة مشغول  تعني أن العمل يستغرق وقتاً طويلاً  بالإضافة إلى كونه مرهقاً .

و ببساطة  فإنك لا تستطيع فعل كل شيء و ترد على كل شيء، و على كل شخص .

والعمل المشغول يجعلك تشعر وكأنك تتحرك بسرعة إضافة إلى إحساسك بأنك منتج في هذه العملية. ولكنك في الواقع ، أنت لست كذلك.

إنك تختار الكمية على الجودة؛ و هو أسوأ شيء يمكنك القيام به مع وقتك الثمين.

كما أن القيام بحشد أكبر قدر ممكن من العمل في اليوم لا يمثل بالضرورة أفضل استراتيجية للإنتاجية.

و قد يبدو أفضل شيء يمكنك القيام به، هو التسرع في إنجاز العديد من المهام ، ولكن قد ينتهي بك الأمر إلى التضحية بهدفك ذي القيمة العالية.

لذلك : فأن تكون منتجاً لا يعني بالضرورة أن تنجز كل شيء.

و تعرف إدارة الوقت على أنها هي عدسة النوعية qualitative lens بدلاً من عدسة الكمية quantitative (أي أن إدارة الوقت تركز على النوع و ليس على الكم).

ويعتبر تفضيل مفهوم الجودة على الكمية درساً قديماً ، و قد اختار الكثيرون منا تجاهله. وهو مفهوم ناجح في  الحياة و إدارة الأعمال.

 و يعيد مفهوم "وقت الجودة Quality time " بناء تركيزك المشروخ ، كما وأنه يساعدك في تمديد اتساع انتباهك .

و هنا  نتوقف عند السؤال : عندما تقوم بتصورِ يومٍ مثمرٍ و غزيرِ الانتاج ، فكيف يبدو هذا اليوم بالنسبة لك ؟

كما أن معظم الناس يواجه السؤال نفسه كل يوم:

هل علي أن أركز على إنجاز المزيد (الكمية quantity) أو إنجاز شيء واحد (الجودة quality) بشكل أفضل؟

بين الواجب و الضروري

إن القيام بشيء واحد يعني عدم القيام بشيء آخر.

وهناك فرق كبير بين الأشياء التي يجب القيام بها  "should"  والأشياء التي من الضروري القيام بها  "must" .

 إذ لا يعتبر كل من البريد الوارد الفارغ وقائمة المهام الفارغة مؤشرات حقيقية لمستويات الإنتاجية لديك.

فوقتك محدود. ولا يعد القيام بكل شيء خياراً بالنسبة لك .

وفي عصر مليء بالانشغال الشديد ، فإن الطريقة الوحيدة الممكنة لتحقيق أقصى استفادة من وقتك هي التوقف عن القيام بالأعمال المزدحمة.

و إليك السؤال الآتي  : ما الوقت الذي كان ذو الاستخدام الأكثر كفاءة  لديك اليوم؟

إن هذا السؤال البسيط يمكن أن يساعدك على اختيار أهم الأشياء التي يجب أن تركز عليها كل يوم.

كما و يجب أن  يكون إحرازُ تقدمٍ يكون ذي مغزى هو الهدف دائماً .

و لذلك و بدون تركيز ، يمكن لقوتك أن تنفذ و تضعف بسرعة ، و ذلك لأنك تطارد الكثير من الأشياء في وقت واحد.

يقول توني كراب Tony Crabbe، و هو مؤلف كتاب "مشغول: كيف تنجح في عالم الكثرة" Busy: How to Thrive in a World of Too Much"  : "إننا نعيش في "عالم لا نهائي و غير محدود infinite world ".

فهناك المزيد من رسائل البريد الإلكتروني الواردة دائماً ، والمزيد من الاجتماعات ، والمزيد من الأشياء للقراءة ، والمزيد من الأفكار والمشاريع والعمل  ، و التي تحتاج جميعها إلى متابعة.وستكون النتيجة ، حتماً ، هي الشعور بالارتباك.

فنحن و في النهاية بشرٌ محدودي النطاقات ، ولدينا طاقة وقدرات محدودة ، ونحاول الوصول إلى إنجاز كمية  من الأعمال التي لا حصر لها. و هذا لن ينجح أبداً. كما أنه ليس ممكناً أيضاً .

من أجل ذلك ، قم بأداء مهمة واحدة عن قصد ، و قم بسد المنافذ إلى جميع أنواع الملهيات التي تؤدي إلى تشتتك .

أو يمكنك القيام  بالأفضل من ذلك كله ، وهو أن  تقوم بتخطيط ردود أفعالك على المطالب الأخرى في وقتك، و ذلك  في أوقات محددة أخرى إذا كنت لا تستطيع تجنبها.

سحر المهمة الواحدة

لرفع مستوى الأداء الخاص بك، ما عليك إلا أن تقوم بضغط عملك . إذ أن التركيز يضخم الأداء و يوسعه .

ويكمن جمال المهمة الواحدة في أنه يمكنك القيام بعمل مضغوط على التوالي لتعزيز أدائك اليومي.

من أجل ذلك قم بكتابة الشيء أوالعمل الأكثر أهمية بالنسبة إليك MIT- Most Important Thing (أهم شيء) و قم بتقسيمه إلى أعمال مضغوطة.  ثم حدد الأعمال التي تحتاج إلى اتخاذها و ضعها في قائمة لإنجازها.

و بعد ذلك قم بتحديد الأولويات على أساس الأهمية. فلا يمكن أن يكون كل شيء ذو أولوية قصوى.

 ثم قسّم ساعاتك إلى أعمال مضغوطة.

وابحث عن أنماط شائعة في المهام وقم بتعيين نظام عمل يسمح لك بإنهاء المهام المماثلة في إجراء واحد.

و يمكنك السماح بـ 30 أو 40 أو 60 دقيقة من الوقت للتركيز على كل مهمة مضغوطة.

لقد اكتشفت أن أفضل فاصل زمني فعال للعمل المضغوط هي 40 دقيقة. و لكن عليك الالتزام بما هو أفضل بالنسبة لك.

واسمح لنفسك بأخذ  خمس 5 أو عشر 10 دقائق بين كل عمل مضغوط.

و هكذا ، يمكن أن يكون للعمل المضغوط تأثيرٌ كبيرٌ على نتائجك.

الخطوات الرئيسية  :

إذا كنت تريد أفضل فرصة مطلقة للنجاح في إنجاز الأمور بشكل أفضل ، فيجب أن يكون أسلوبك هو دائماً نفسه ؛ و هو التركيز على جودة العمل.

وهذا يعني أن تدرك حقيقة أن الأعمال ليست جميعها متساوية من حيث الأهمية .

كما أنه من غير الممكن الانتقال من مهمة إلى أخرى في تتابع سريع ، بهدف إنجاز المزيد من الأشياء .

لذلك.. 

• قم بالتركيز على جودة العمل الذي يسهم في تحقيق الهدف الأكبر. 

• ولا تهدد جودة عملك أو تهبط بمستواه .

• كذلك حدد أولويات المهام والمشاريع الخاصة بك. 

• واختر الإجراءات و الأعمال الخاصة بك و اضغط الأنشطة المماثلة،

• و قم بضبط زمن المهام إذا لزم الأمر لذلك،

• و خذ قسطاً من الراحة لاستعادة نشاطك العقلي بين الإجراءات و الأعمال المحددة.

• و أخيراً .... كن ذكياً مع وقتك.

عزيزي القارئ

لأننا نهتم، نتمنى أن تكتب لنا في التعليقات عن المواضيع التي ترغب و تهتم بها لنتمكن من تقديمها لك، لرغبتنا في أن يعبِّر موقعنا عن اهتمامات القارىء العربي.

كما ونرجوا منك مشاركة المقال في حال أعجبك المحتوى.  

ننصحك بقراءة المقالات التالية :

كيف تجيب على سؤال حدثني عن نفسك في مقابلات العمل

العمل من المنزل: التحديات التكنولوجية و النفسية للعمل عن بعد

أهمية الإجازة بعيداً عن العمل ..